I-Concept Phase 1 workflow pilot：
品牌願景、活動概念與提案加速。
5 月 14 日 office session 後，建議 Phase 1 先做一條受控的品牌願景 + proposal / event vision workflow。更廣的 I-Concept company-agent 可在首月 complimentary 試用；如之後有用，再另行討論 ongoing agent / support fee。
Brand Vision → Proposal Pack
工作流模組預覽
一個工作視圖：將活動流程轉化為私人 AI-assisted operating layer。
本頁是 Phase 1 project 的 shared working canvas：以 proposal accelerator 為第一步，同時保留其他 supporting modules、expected inputs / outputs，以及 final scope and pricing 前需要確認的 decisions。
Working signal
一站式活動流程
同一條 operating flow 可以覆蓋 concept、venue、production、decoration、MC、lighting、sound、catering、gifts、photography 及 site execution。
Working signal
Google Drive 是工作基礎
Google Drive 已存放 folders、master documents、quotations、references 及 project materials，適合作為私人 agent 的第一層資料基礎。
Working signal
減少重複工序
目標是減少 routine jobs，避免團隊在多個 event stages 之間重複處理資料搜集、整理、報價假設及 follow-up。
Working signal
Phase 1 方向
目前最清晰的第一步是 Pitching / Proposal Acceleration；Design、Account、Filing 作為後續擴展模組。
Call focus
Phase 1 是受控 goodwill pilot；其他 modules 作為後續 paid expansion。
下一步要具體確認：哪個 sample project 進來、第一個 output pack 是什麼、由誰審批，以及哪種 access model 最安全。
Pitching / Proposal Accelerator
Client 提供 event purpose、style、感覺、PPT、email 或 voice note；團隊需要整理 brand history、venue / concept / flow，並建立 proposal deck。這是目前最適合作為 Phase 1 的 pilot。
Likely inputs
Client brief、Google Meet / voice notes、WhatsApp / email context、pitch folder、past proposal deck、brand history、venue options、quotation / rate-card sample、budget assumptions。
Likely outputs
Opportunity brief、proposal / deck outline、concept options、event-flow draft、quotation checklist、open questions 及 follow-up draft，全部先經人工審批。
Working details
Design / Mockup Ideation
Design workflow 可分為兩段：先判斷 client concept 是否 workable，再進入 mockup、colouring、fabrication process 及 client proof。這部分適合在 Phase 1 後透過 team walkthrough 深入梳理。
Likely inputs
Brand references、3D venue file、floor plan、Gemini images、team graphics、previous deck、moodboard、package / budget level、similar job final photos。
Likely outputs
Concept directions、moodboard notes、mockup prompts、visual package options、venue / traffic-flow checklist、photographer angle checklist、client-facing explanation text。
Working details
Account / Quotation / P&L / Invoice
Quotation master、sponsor quote documents、P&L / account files 及 margin logic 已存在。真正有用的目標，是 project、year、client-level profit visibility。
Likely inputs
Quotation master、rate card、supplier / vendor costs、previous similar quotations、budget forecast、actual cost / P&L、invoices、project final account、annual summary。
Likely outputs
Quote completeness checklist、draft quote structure、similar-project pricing reference、margin-risk flags、planned-vs-actual summary、invoice / admin checklist。
Working details
Filing / Drive Intelligence
Google Drive 已經是工作基礎。Filing 包括 old / digital files、quotation / P&L / project files、database / archive 及 account / printing purpose packs。
Likely inputs
Google Drive folders、PDFs、Keynote / Canva exports、quotations、P&L / account files、photos / videos、production files、older scans、project archive。
Likely outputs
Folder map、project summaries、similar-project retrieval、missing-file checklist、account / printing pack summary、proposal / reference shortlist with cited file paths。
Working details
Event Production Copilot
團隊負責 setup、lighting、sound、LED、staging、catering、gifts、photography 及 on-site execution。較大型 setup 可能涉及多小時現場工序及多名人員。
Likely inputs
Approved proposal、venue plan、vendor list、run sheet、production checklist、manpower plan、quote、client updates、photos / mockups、setup constraints。
Likely outputs
Production checklist、run-sheet draft、vendor task list、manpower checklist、setup risk flags、client update draft、photographer shot list、recap outline。
Working details
Next checkpoint
收到 sample pack 後，Agent88 可以直接進入第一個 goodwill pilot controlled run。
由溝通內容到方案雛形
Google Meet call → structured proposal。
這頁展示的是一個可落地的轉化方式：將溝通內容整理成公司結構、現有工作流、工具、Google Drive 基礎、安全考量及第一個 automation wedge。
Input
Google Meet recording、transcript、voice note、client brief 或 sample project folder。
Extract
公司結構、服務範圍、現有工具、pain points、project stages、constraints、security concerns 同 pilot ideas。
Draft
Opportunity brief、proposal outline、follow-up message、scope checklist、pilot plan 同下次 meeting questions。
Review
團隊與 Agent88 先審批措辭、主張、安全設定及對外訊息，確認後才對外使用。
建議 Phase 1
先做受控 Phase 1 pilot，再逐步擴展。
最快看到價值的不是一個過闊的 AI assistant，而是一條清楚的工作流：將 meeting、brief、PPT、email、brand references 及 folders 變成可審批、可修改、可重用的品牌願景與提案材料。
Controlled goodwill pilot
以一個已批准的 sample project / pitch folder 開始，建立品牌願景 + proposal / event vision 的第一個可運作版本。首月可 complimentary 試用 broader company-agent interface；具體 goodwill pilot fee 放在後續 quotation / follow-up 確認，ongoing agent / support 之後另行報價。
工作流強化
樣本包證明方向後，再強化輸入規格、輸出範本、文件夾規則、審批節點及可重複執行的 runbook。
Production + quotation support
加入 production checklists、vendor task extraction、package comparison、quotation support 同 margin review，全部基於 approved files 同 historical examples。
Managed AI department
擴展到 staff-facing channels、recurring digests、filing/retrieval、recap drafts、content ideation，同 optional approved write workflows。
Phase 1 deliverables · controlled pilot
I-Concept 第一個 goodwill pilot 的交付內容。
Information needed
要確認 scope，需要準備甚麼。
Scope boundary
Phase 1 要有 real output，同時保持範圍受控。
參考 RDS proposal 的處理方式，Phase 1 應包含 working first version。Boundary 是 controlled input、controlled output 及 human review，而不是 unlimited automation。
Phase 1 包括
一個 controlled sample workflow、一套 approved sample set、一份 reviewable proposal pack、一份 quotation assumptions checklist、一份 follow-up draft，同一份 pilot review。
暫時不包括
Unlimited projects、不受限制的 Google Drive write/delete access、自動 send client message、final accounting automation、完整 P&L automation，或 guaranteed production deployment。
商業備註
Phase 1 是受控 goodwill paid pilot，包含一個 sample workflow、reviewable output pack 及 demo/review checkpoint；具體 fee 放在 quotation / follow-up 確認，不代表 unlimited projects、完整 production deployment、live website rebuild 或永久免費 agent service。
工作流基礎
I-Concept 已具備以私人 AI 工作流代理支援的條件。
01
兩間公司分工
I-Concept 負責市場策劃、活動企劃及項目管理；製作團隊則處理搭建、燈光、音響、LED、舞台及現場設備。
02
一站式活動伙伴
團隊可作為客戶的一站式活動夥伴，涵蓋概念、場地、製作、佈置、流程、司儀、燈光、音響、餐飲、禮品、攝影及現場執行。
03
成本同 margin 控制
由策劃到製作的距離較短，能更有效控制預算、重用物料、減少供應商協調摩擦，並保護項目利潤。
04
Google Drive 基礎很好
公司已以 Google Drive 管理項目文件、報價範本、P&L、參考資料及內部文件，這是建立私人工作流代理的理想基礎。
建議第一個 pilot
先減少 pitch 同 proposal workload。
團隊在前期需要投入大量時間了解品牌過往活動、未做過的方向、場地概念、提案內容及成本規劃。這是最適合作為 Phase 1 的位置。
提案加速器
客戶簡報、過往案例、場地選項、預算範圍及概念方向，可整理為可審批的提案大綱：主題、流程、製作範圍、預算假設、待確認問題及下一步。
製作及現場計劃助手
舞台、LED、燈光、音響、攤位、禮品、餐飲及人手安排，可整理成製作清單，標示負責人、期限、缺漏項目及活動當日提醒。
報價與 P&L 助手
現有報價範本可轉化為可重用的輔助流程，用於整理項目、檢查利潤、比較方案，並參考過往成本結構。
由 3D 計劃到客戶確認材料
3D 場地圖、mockup、參考相片及完成品，可整理成客戶確認包、recap deck、攝影清單及審批備註。
工作流模組預覽
先用四個實際模組，選出一個安全起點。
方案應先讓團隊選定一個範圍清晰的 first module，證明價值後，再逐步擴展為 managed AI department 形式。
Pitching
第一個最清晰的優先位置，是減少前期資料搜集及提案初稿時間。輸入包括客戶簡報、品牌參考、場地想法、過往案例、價目資料、預算假設及希望營造的感覺；輸出為 Canva 或 Keynote 提案結構初稿。
Design 同 mockup ideation
用現有 deck、brand direction、3D venue plan 同 visual references，產生 options、moodboard、activation ideas、UGC/Higgsfield-style prompts 同 client-facing concept notes。
Accounting、quotation 同 P&L
利用 quotation master、budget forecast 及 project P&L files，協助回答年度利潤、相似項目成本、方案定價及 margin risk 等問題。
Filing 同 retrieval
以現有 Google Drive 結構為基礎，讓團隊能快速查找相似項目、最新報價、指定品牌案例、文件摘要，以及 planned versus actual cost 的差異。
需要確認的商業邊界
輸出物、安全邊界與商業範圍需先講清楚。
下一版方案不應停留在 AI 概念，而是先定義首個工作流、存取權限、輸出格式、審批流程及成功標準，再提供最終商業報價。
Commercial framing
Phase 1 以受控 goodwill paid pilot 開始，集中在品牌願景 + proposal / event vision workflow。頁面先講清楚 scope、output 和 review boundary；具體 commercial line 放在 quotation / follow-up 內，不放在 hero 或大標題。更廣的 company-agent evaluation 可在首月 complimentary 試用；之後如有用，再另行報 ongoing agent / support fee。
Output
每個 module 都要有清楚 input 同 output：meeting notes to proposal、pitch folder to deck outline、quotation master to pricing support、project folder to recap、photo/file dump to organized archive。
Security
初期以 copied sample folder 或 read-only access 為主。Write access 只限 approved folders；所有對外 delivery 仍保持 human-approved，直至 workflow 足夠成熟。
Success metric
成功標準需要具體化：減少多少資料搜集時間、更快產生第一版提案、更快報價、更乾淨的歸檔、更準確的 P&L 可視性，或更快完成活動後 recap。
點樣貼合 event lifecycle
由第一個 client ask 到 post-event recap。
Pitch intake
Client 提供 event objective、audience、style、希望營造的感覺、venue preference、budget range 及 deadline。
Research 同 reference
Agent88 搜尋 I-Concept 過往作品、public reference、未使用過的 idea、venue example 及相似 brand activation。
Proposal draft
Agent88 draft Canva 或 Keynote deck structure：concept、event flow、content、production needs、talent 或 KOL logic、gifts、registration 同 social media path。
Quotation support
Agent88 準備範圍備註、可能成本分類、不同預算級別選項，以及需要人工審批的假設。
Production handoff
Approved idea 會變成 vendor tasks、setup checklist、run sheet、manpower plan、photo angles 同 client update drafts。
Recap 同 next campaign
活動後，photos、posts、proof 同 notes 可以變成 recap draft，加埋下一次 campaign 建議。
相關例子
公開作品，加上本次工作流討論中的實際場景。
Tourism · Premium venue · Full production
Hong Kong Tourism Board event at Rosewood
高端場地活動，涉及主題佈置、guest experience flow、MC、lighting 同 production coordination。
Agent88 可以點幫手
Agent88 可以由 brief 同 past reference folder，整理成 proposal structure、guest-flow checklist、vendor task list 同 client update draft。
Crossover · Hangar · LED · Catering · Gifts
Hong Kong Express crossover hangar event
大型 crossover event，涉及 hangar setup、LED wall、sound system、catering、gifts、decoration 同 production control。
Agent88 可以點幫手
Agent88 可以建立 production control sheet：LED、sound、catering、gifts、decoration、site timing、risk items 同 approval status。
Outdoor event · Gov / NGO · Safety · Booths
Victoria Park Pets Carnival
大型戶外 carnival，包含 competitions、booths、workshops、talks、photo machine、pet toilets、水站、降溫設施同急救獸醫。
Agent88 可以點幫手
Agent88 可以整理 site plans、stakeholder tasks、safety issues、public update drafts 同 post-event recap outline。
Roadshow · Sampling · Skincare · Social
Kiehls Calendula Roadshow
品牌 roadshow，包含 retro van、product sampling、game mechanic、social audience 同 beauty/lifestyle activation flow。
Agent88 可以點幫手
Agent88 可以將 campaign brief 同 visual references 變成 promoter scripts、sampling checklist、game checklist、proof-pack outline 同 social captions。
Security 同 deployment shape
私有設計，所有對外內容先由人 approve。
安全性是正確的核心問題。Agent 應像一位有權限限制的團隊成員，而不是任意連接內部資料的 public chatbot。
Google Cloud project
將 Google Drive、Calendar、Meet 及 transcript access 放在由 I-Concept 管理的受控 permission layer 後面。
Mac Mini 或 private cloud
最佳做法是使用 I-Concept 控制的 Mac Mini 或 private cloud runtime，配合 dedicated agent account、private network access，避免公開暴露。
Managed skills only
Agent88 管理 tools 及 plugins，減少安裝不明 internet agent software 的風險。
Human approval
External messages、proposal claims、client recaps 及 creative outputs 全部先保持 draft-only，由 Jaffrey / I-Concept approve 後才使用。
建議下一步
建議下一步：先做一個受控 Phase 1 pilot。
最理想的樣本，是一個最有代表性的 current pitch / proposal folder。內容包括 brief、PPT/email/voice note、brand references、proposal template、過往完成品、production photos 或 visual mockup。Phase 1 pilot terms 可在 quotation / follow-up 內確認；company-agent 首月 complimentary 試用，之後如繼續使用或需要 support / integration，再另行報價。
討論 Phase 1 方案Scope note：本頁是 Phase 1 workflow pilot 的工作視圖，用於整理 I-Concept 的品牌願景 / proposal workflow、可用輸入、預期輸出及審批邊界。goodwill pilot 只代表第一個受控 workflow；ongoing agent service、bookkeeping production、website/GEO 或 full deployment 需另行 scoped and priced。